Todos sabemos que cuando compramos un ordenador, éste básicamente tal y como viene de fábrica sirve de bien poco. Como mucho viene con sistema operativo pre-cargado, pero éste tal cual no nos sirve para casi nada. Siempre es preciso incorporar software para acometer casi cualquier tarea.

Esta situación era si cabe más extrema antes de que existiera Internet. En esa época sí podríamos considerar que un PC o portátil recién estrenado no nos servía para nada.

Porque gracias a Internet hoy por hoy podemos resolver bastantes necesidades conectándonos simplemente a la red. Por ejemplo para consultar información, acceder a mi correo electrónico, para hacer compras online, gestionar mis cuentas con los bancos,… para todas estas tareas la verdad es que no necesito instalar nada en mi ordenador. Quizá añadir un visor de documentos PDF, algún navegador que nos guste más que el que viene por defecto, y por supuesto, un antivirus para no correr riesgos.

¿Cómo podemos hacer todo esto simplemente con acceso a internet? Pues muy sencillo, al navegar por internet y por ejemplo gestionar mi correo electrónico, estamos utilizando un servicio online que me proporciona el proveedor de correo. Este servicio es en ocasiones gratuito y no precisa de pagos, y otras veces lo conseguimos mediante cuotas periódicas. Todo depende de lo que el proveedor de correo me dé a cambio: de la capacidad de almacenamiento de correo, de las funcionalidades que me proporcione, de la tecnología para detectar SPAM o adjuntos con virus, etc. Hay servicios de correo electrónico más sofisticados, no necesariamente caros, que resuelven todo esto y mucho más.

El ejemplo del correo electrónico es muy ilustrativo para comprender la diferencia entre alquilar y comprar licencias de software. Antiguamente (no muchos años atrás) para que las organizaciones de cualquier tamaño tuvieran un correo electrónico tipo empresarial (no cuentas gratuitas, que dan una imagen menos sólida ante clientes y proveedores) se veían obligadas sí o sí a adquirir un software de gestión de buzones de correo (servidor de correo), y a su vez, un servidor para instalar este software. Hoy en día la inmensa mayoría de las empresas ha externalizado este servicio, independientemente del número de buzones,… desde uno hasta miles. Con esta decisión se han quitado de encima inversiones innecesarias, y sobre todo, la exigencia de mantener estas infraestructuras, dada la criticidad inherente al servicio: ninguna empresa puede vivir sin correo, y si éste se ve comprometido, se enfrentan a un serio problema. Y además la externalización abre nuevas posibilidades de colaboración online, que, de implementarse localmente, supondría inversiones aún mayores. En resumen, ahorro de costes.

Entonces… ¿Qué es mejor? ¿Alquilar o comprar software? Pues ciertamente depende mucho de la herramienta de la que hablemos, y de la actividad propia del negocio. No podemos decir categóricamente que lo mejor siempre es alquilar para todas las herramientas, aunque esta opción gana casi siempre por goleada…

En el caso de servicios como el correo electrónico, apenas nadie tiene dudas. Pero… ¿Qué más necesita una pyme? Todas ellas sin duda software de gestión contable, y de facturación. Algunas, gestión de proyectos, otras de almacén, otras las ventas, y en cada vez más organizaciones va calando la necesidad de una gestión más avanzada de clientes (CRM).

Lo cierto es que alquilar siempre supone ahorros en el corto y en el largo plazo. En el corto, me evita inversiones y contratación de un personal técnico para mantenerlo. Y si mi empresa está empezando su andadura, seguramente no querré arriesgar más de lo necesario, y por lo tanto conservar toda la liquidez que pueda. Y en el largo plazo, no estaré arriesgando nada si las cosas se tuercen, tendré el software siempre actualizado, y si tengo planes de crecer, también es un ahorro porque puedo ampliar de forma ilimitada.

La opción de compra sólo es atractiva cuando lo que necesito es demasiado especializado y no se puede conseguir como servicio estándar, o cuando mi área de actuación tiene una cobertura de internet malísima. Si tienes dudas, cuéntanos tu caso info@onebizz.com y te asesoraremos lo mejor posible.

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Una solución en la nube simplifica mucho las cosas, pero ponerse en manos de un proveedor IT requiere de unas premisas que no deben pasarse por alto. Calidad en sus servicios, y proximidad, con todo lo que este término puede llegar a suponer. ¿A qué nos estamos refiriendo?

En muchas empresas se utilizan herramientas desconectadas entre sí para realizar las tareas del día a día: generar documentos, colaborar o conectar con otras personas. Disponer de una solución única y flexible que me ofrezca todos estos servicios integrados mejorará sin duda mi productividad.

En la evolución de un proyecto empresarial, a menudo es necesario contar con recursos externos que nos complementen y nos ayuden a comenzar, subsistir o mejorar. En cualquier caso, avanzar. Y en lo referente a tecnología, quizá estemos algo perdidos en esa búsqueda…

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