Cuando estamos inmersos en nuestro trabajo, muchas veces no nos damos ni cuenta del tiempo que perdemos consultando cosas aquí o allá, para disponer en todo momento de la información necesaria para estar en contexto y sacar los temas adelante.

Y si encima tenemos que trabajar de forma coordinada con otros compañeros del equipo, la cosa puede complicarse, porque hoy en día son muchos los canales por los que podemos interactuar no sólo con ellos, sino también con los clientes o los proveedores. Hablamos del correo electrónico, del chat online, del teléfono y de las videoconferencias, un servicio al que muchos todavía no le dan la importancia que puede llegar a tener en un contexto laboral.

Hoy en día no hay que descubrir estos servicios a nadie, porque todos los conocemos bajo unas marcas comerciales u otras. A nivel personal, el teléfono, el correo y el chat ya forman parte de nuestra dinámica diaria. Especialmente porque colaboramos con distintos equipos de trabajo, incluso en múltiples localizaciones que nos obligan a utilizar diariamente plataformas de comunicación online.

¿No sería mejor unificar todo esto bajo un mismo paraguas, de tal forma que no sólo dispongamos de estos servicios, sino que le añadamos una capa de valor añadido?

¿A qué nos estamos refiriendo? A que, por ejemplo, cuando mandamos un correo electrónico para convocar a un compañero a una determinada reunión, en cuanto éste lo recibe, puede visualizar en pantalla su disponibilidad para ese día y hora concretas, de tal forma que no tenga que abrir su agenda para indicarme si va a estar disponible o no. Y de esta forma, me pueda contestar y confirmar directamente, actualizándose su agenda para bloquear esa franja horaria. O cuando enviamos un email con un documento adjunto y nos olvidamos de incluirlo, o simplemente podemos habilitar un espacio compartido en la nube que nos permita almacenar, editar y compartir toda la información siempre actualizada en un solo click.

Con respecto a las llamadas telefónicas… ¿Qué tal nos vendría un sistema más avanzado mediante el cual podamos recibir las llamadas en cualquier ubicación en la que estemos, sin coste adicional? Y no sólo eso… sino que, además, cuando no estemos disponibles en nuestro puesto de trabajo, la llamada se reciba directamente en nuestro teléfono móvil?

Y si todavía no le hemos cogido el tranquillo a las conferencias online, nos aportan una manera de organizar reuniones de una forma realmente sencilla, en las que podemos participar tanto desde nuestro teléfono como desde el PC, Tablet o portátil de la oficina. Compartiendo escritorios, imágenes de los interlocutores, o solamente la voz… Podemos participar varios compañeros (con tan sólo dos personas ya tiene una inmensa utilidad), e invitar a otras personas ajenas a la organización, que bien podrían ser clientes o proveedores.

¿Y qué otro valor añadido podría tener mi colaboración? Pues, por ejemplo, compartir documentos en sus últimas versiones. Quizá ya no tenga que enviar correos electrónicos con adjuntos, o rebuscar en mi bandeja de entrada cuál fue la última versión de un documento que estamos compartiendo los compañeros. ¿No sería más fácil que al guardar el documento desde mi editor (Word, Excel, PowerPoint), lo almacenara directamente en un espacio común? ¿Y si encima ese espacio común está en la nube y pudiéramos acceder a él desde cualquier dispositivo en cualquier momento?

Cuando se trabaja con soluciones como Office 365, todas las aplicaciones  que hemos visto tienen un nombre y una solución: Outlook (Correo electrónico), Skype Empresarial (llamadas y videoconferencias), OneDrive (almacenamiento), Yammer (chat con canal de comunicación corporativa y segura), Delve (la información al alcance de la mano), Sway (informes interactivos y presentaciones), ...  A lo que se añade Office Online, una solución web que me permite editar documentos (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) sin necesidad de software local con tan sólo disponer de un navegador para hacer los cambios que precisemos directamente en ese mismo dispositivo.

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