Para dirigir adecuadamente un departamento resulta fundamental estar informado sobre el desarrollo de los trabajos que recaen bajo su área. Esa información puede ser recabada bien preguntando directamente a los empleados, que podrán reflejar con mayor o menor acierto la situación (y ciertamente dependerá en gran medida de su grado de interés), o bien obteniendo informes por escrito preparados por ellos mismos o por una herramienta informática destinada a tal fin.

Pongamos por caso que hablamos con los responsables del almacén del negocio, y les preguntamos por los pedidos servidos y los pendientes de servir en lo que va de mes, y supongamos que no disponen de una herramienta informática específica para ello. Si son personas muy ordenadas y metódicas, podrán informarme adecuadamente dedicándole al asunto más o menos tiempo, dependiendo del número de operaciones de almacén que se hayan realizado en el rango de fechas solicitado. Eso sí, si los pedidos y las salidas han sido muchos, les va a costar un rato... Independientemente del resultado conseguido, lo que sí es cierto es que habrán perdido tiempo en prepararlo, y por lo tanto han dejado aparcada mientras tanto la preparación de otros pedidos. Pérdida de productividad, sin duda alguna.

Si ahora deseo saber de esos pedidos servidos, qué se ha facturado a los clientes y qué no, ya no les preguntaré a ellos… iré al departamento de facturación. Y vuelta a empezar. Si seguidamente quiero saber de lo facturado qué está pagado y qué no (o cuándo entrará el dinero, si se cumplen las condiciones comerciales), volveremos a cambiar de interlocutor, y dispondremos de un tercer informe. Si no dispongo de ”algo” que relacione de forma inteligente y automática todos los datos, tendré que estar barajando sobre mi mesa tres informes independientes, y me costará entender la verdadera situación del negocio.

En resumen… Cuando los datos están dispersos y repartidos entre varias fuentes, sólo podemos conseguir de forma más o menos inmediata informes parciales relacionados exclusivamente con esa porción de la información. Si por el contrario necesitamos reunir o cruzar datos entre varios orígenes, ya la cosa se complica.

Aquí entra de lleno la magia de una solución ERP, en la que no sólo puedo conseguir informes de una forma inmediata, con sólo escoger el que me interesa y acotar el rango de datos por cualquier parámetro: fechas del pedido, determinados clientes, estado (completo o parcialmente servido),… Pero aún hay más: si la solución ERP está bien concebida, me permitirá además profundizar en el dato, del tal forma que puedo desglosar hasta el nivel de detalle que disponga mi solución de gestión, simplemente solicitándolo. Es lo que en inglés se denomina “drill-down”… que traducido literalmente sería “perforar hacia abajo”.

Y ahí no acaba la cosa… luego está el poder de la “navegación”, que lo entenderemos fácilmente con un ejemplo… Comienzo pidiendo un informe en pantalla de los pedidos del mes, en el que veo los servidos y los pendientes. De los servidos, elijo uno, que corresponde a un cliente concreto. Ahora selecciono al cliente, y abro su ficha. Ahora desde la ficha, veo el estado de facturación, y desde el estado de facturación, investigo lo ya pagado y lo pendiente de pago. Estoy “navegando”. Y todo sin cambiar de herramienta, en la que todo está conectado.

Una solución ERP dispone de los informes más comunes que precisan la inmensa mayoría de las empresas para sus departamentos de almacén, de proyectos, facturación, contabilidad o financiero, y a eso se añade la capacidad de desglosar y por lo tanto de análisis que se necesita. 

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