Las pequeñas y medianas empresas, y principalmente las primeras (en las que incluimos a las micropymes, start-up y autónomos) tienen las mismas necesidades que todas las organizaciones empresariales, pero no los mismos presupuestos. En nuestro caso particular, nos referimos a herramientas informáticas orientadas a la productividad personal y a la gestión. Y más en concreto a aplicaciones de uso diario tales como editores de textos y de hojas de cálculo, disponibilidad de correo electrónico, base de datos de clientes o software de contabilidad y facturación.

De hecho, muchas pequeñas organizaciones renuncian a éste último por un doble motivo: por su elevado precio y por la complejidad que puede suponer su uso. Y recurren al uso de alternativas (como Excel, que al final se convierte en un recurso para casi cualquier cosa) así como a externalizar el servicio, contratando a gestorías para que les lleve por lo menos la gestión contable. Eso sí, la facturación y el seguimiento de los cobros y pagos se sigue llevando a cabo internamente con la dedicación de tiempo y recursos que supone.

Y aquí aparece la primera ventaja de las soluciones cloud: no hay coste de adquisición inicial, ya que se paga solamente por lo que se usa en cada momento.

Sin ir más lejos, tenemos un claro ejemplo con el correo electrónico: a nadie se le ocurre tener ya un servidor de correo local: todos (pequeñas, medianas y grandes empresas) lo contratamos a terceros en la nube, a cambio de unos pocos euros al mes por cada buzón, e incluso recurrimos a proveedores que lo suministran gratis. Renunciando eso sí a los derechos y garantías de un servicio para entorno profesional, y concediendo un derecho a “espiar” nuestro correo, algo de lo que no siempre somos conscientes. Nada es gratis ;)

Un aspecto interesante también a tener en cuenta es que la tecnología cambia a un ritmo vertiginoso, de tal forma que resulta complicado estar siempre al día. En el caso del software empresarial (productividad y gestión, por centrarnos en dos áreas básicas) es habitual que las versiones cambien cada año y medio aproximadamente, de forma que si no disponemos de contratos de mantenimiento que incluyan actualizaciones de programas, nos perderemos la innovación disponible a corto y medio plazo. ¿Corto? Puede suceder que casualmente salga una nueva versión justo un par de meses después de haber comprado la licencia, y no es cuestión de esperar a los ciclos de cada fabricante para decidir una compra. Mi empresa y su funcionamiento óptimo no pueden esperar.

Invertir por lo tanto en un software teniendo la certeza de que va a quedarse obsoleto en ciclos de tiempo limitados nos obliga sin duda a mantener contratos de mantenimiento de licencia con nuestro proveedor. Forma parte de lo que se conoce como TCO o Coste Total de Propiedad de una solución informática: el coste inicial de la licencia, más el coste de su mantenimiento. Si ya estamos dispuestos a asumir costes recurrentes,… ¿por qué no evitar el primer sumando de la ecuación y nos quedamos sólo con el segundo?

La ventaja del cloud para las pequeñas empresas y micropymes es que pone a su alcance la misma tecnología que la disponible para las grandes organizaciones, a un coste proporcional a sus verdaderas necesidades: pagar mes a mes sólo lo que necesito, como ya comentamos antes.

Otra de las grandes ventajas de la nube es la escalabilidad. Inicialmente las pymes arrancan la actividad de forma progresiva, es decir, con las inversiones muy ajustadas al tamaño de la empresa de forma que la puesta en marcha no suponga un lastre del que no nos podemos librar. Sin embargo, cuando la empresa empieza de despegar las necesidades son cambiantes y necesitamos un software flexible que se adapte a estos requerimientos de forma ágil para ayudarnos en el crecimiento y desarrollo empresarial.

Y les libera de inversiones adicionales como podría ser la adquisición y mantenimiento de una infraestructura local más compleja (un servidor para por lo menos alojar la base de datos local compartida) y de tareas necesarias como las copias de seguridad periódicas.

Hay por último otra ventaja adicional de las soluciones cloud: y es la existencia de propuestas perfectamente válidas para la mayoría de las empresas, que apenas requieren personalizaciones ni costes excesivos (ni ocultos) de puesta en marcha. OneBizz es un claro ejemplo de ello. Contratar sólo lo que necesito (sin renunciar a poder crecer), formarse y ponerse a trabajar desde el primer día. ¿Te podría interesar conocerlo y probarlo?

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Una solución en la nube simplifica mucho las cosas, pero ponerse en manos de un proveedor IT requiere de unas premisas que no deben pasarse por alto. Calidad en sus servicios, y proximidad, con todo lo que este término puede llegar a suponer. ¿A qué nos estamos refiriendo?

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En la evolución de un proyecto empresarial, a menudo es necesario contar con recursos externos que nos complementen y nos ayuden a comenzar, subsistir o mejorar. En cualquier caso, avanzar. Y en lo referente a tecnología, quizá estemos algo perdidos en esa búsqueda…

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