En la gestión de cualquier proyecto es muy importante la coordinación y la colaboración entre todos los miembros que lo deben sacar adelante. Pero tan importante o más que la elección de una herramienta informática como apoyo de la gestión, es disponer de un procedimiento de trabajo bien definido.

Es precisamente esa metodología la que nos permitirá conseguir los resultados esperados, tanto en costes como en plazos. Debemos tener claro cómo debemos realizar las tareas del día a día, recopilar las mejores prácticas conocidas y crearnos nuestro propio documento, que será de obligado cumplimiento para todos los involucrados.

Porque las fases esenciales para la gestión de proyectos son estas cinco: análisis de la viabilidad, una planificación detallada, la ejecución propiamente dicha, el seguimiento y control y por supuesto, el cierre.

En todas ellas sin duda alguna hay que crear y manejar documentación, que a su vez debe ser compartida por los integrantes del equipo que debe sacar adelante cada una de las fases del proyecto. Hablamos de documentos relacionados con el análisis de los riesgos de ejecución, la definición del alcance y del plan, la gestión de peticiones de cambios (para los “yaques” o los imprevistos), los entregables, los informes de seguimiento y finalmente, el análisis de resultados con respecto a lo estimado inicialmente. Si además después de la experiencia adquirida, actualizamos la base de conocimiento interna de la empresa, mejor que mejor.

En fin, redactar, guardar, compartir, revisar,… colaborar al fin y al cabo. Y en esta colaboración, el tiempo invertido en todos estos procesos, gran parte de él no es tiempo facturable. No es directamente productivo, aunque sí indirectamente, porque si trabajamos bien, tardaremos menos en hacer las cosas.

Y ahora viene la reflexión con la que titulábamos este texto… ¿Por qué no entrego mis proyectos a tiempo? Y ¿Cómo puedo ser más competitivo?

Hay un detalle claro, y es la necesaria digitalización de toda la documentación relacionada con cada proyecto. Hablamos no sólo de redactar y conservar la documentación con procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc… Es también tener la costumbre de escanear documentación externa de tal manera que sea información “buscable”. ¿A qué nos referimos? A que los documentos escaneados contengan textos, no sean meras imágenes distribuidas en varias páginas. Debemos incluir en el procedimiento de escaneado técnicas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para que el resultado (normalmente un PDF) sea un documento del que pueda marcar y copiar el texto contenido. Eso lo permiten ya muchos dispositivos asequibles.

Luego viene la segunda parte… Guardar toda esta documentación de una forma disciplinada. Disponer de una gestión documental más o menos avanzada que nos permita clasificar, buscar e identificar claramente las diferentes versiones de un determinado documento para tener siempre claro cuál es la última versión de cada uno.

¿Qué solución tecnológica puede ayudarnos en esta tarea? OneBizz con Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Microsoft SharePoint puede ser un magnífico comienzo. Con él podremos almacenar (además en la nube), gestionar, distribuir, compartir, notificar, securizar (limitando los accesos) y salvaguardar información, conforme a nuestras verdaderas necesidades. Además de disponer de una herramienta orientada precisamente a la gestión de proyectos.

¿Te gustaría saber cómo? Solicita tu demostración gratuita de OneBizz a través de este link

Contenido vinculado

Aportamos el testimonio de Angel Ríos, CEO de All Cloud, un Partner que apostó desde el principio por OneBizz, y que contó con el apoyo de QBS para construir la transición en el modelo de negocio a la nube para alinearse con las necesidades tecnológicas de las pequeñas y medianas empresas.

¿Tienes soluciones de software aisladas que te roban mucho tiempo? OneBizz es la solución Todo-en-Uno

Una solución en la nube simplifica mucho las cosas, pero ponerse en manos de un proveedor IT requiere de unas premisas que no deben pasarse por alto. Calidad en sus servicios, y proximidad, con todo lo que este término puede llegar a suponer. ¿A qué nos estamos refiriendo?

¿El análisis te provoca parálisis? Tener toda la información en un único punto te permite disponer de una completa visión del negocio. Pero “sólo para tus ojos”. La privacidad y confidencialidad de los datos no puede estar comprometida.

¡Pruebe OneBizz gratis!

Regístrese ahora y tendrá acceso a todas las funciones y características de OneBizz durante 30 días.