Iniciar un nuevo negocio es toda una aventura, en la que tras definir los objetivos, hacer un Business Plan convincente y conseguir la financiación adecuada, siempre más fácil si el proyecto tiene visos de prosperar. El siguiente paso es ponerse a trabajar y echarle horas.

Precisamente para hacer ese plan de negocio, habré necesitado seguramente redactar documentos, hacer cálculos (plasmarlos en hojas de cálculo),… y finalmente presentar todo ello a mis socios, colaboradores o a mis inversores. ¿En qué se traduce todo esto? Necesito un editor de textos, software para manejar hojas de cálculo, para preparar presentaciones efectivas, y un cliente de correo electrónico. Hay que invertir en un conjunto de herramientas de productividad personal, que es como se denomina esta categoría de aplicaciones.

Ahora bien… ¿Con qué cuenta me comunico con el exterior? No cabe duda que en un mundo en el que la tecnología es protagonista indiscutible en las relaciones laborales, la primera necesidad que nos viene a la cabeza es la capacidad de comunicarnos con los demás de forma rápida y sencilla. Disponer de correo electrónico empresarial es condición indispensable. Y ya no vale un buzón gratuito que se puede conseguir sin apenas esfuerzo ni compromiso,… la imagen de la empresa está en juego también, y para demostrar solidez es importante dar esa impresión desde el principio.

Necesitamos por lo tanto un servicio de correo solventecon valor añadido y con mucha capacidad. ¿A qué nos referimos con ese “valor añadido”? Pues por ejemplo, exento a ser posible de publicidad indeseada (es el compromiso de lo gratuito), con un buen sistema de seguridad que me proteja tanto de ataques como de correo basura, que pueda clasificar por mí los correos importantes de los que no lo son, que haga copias de seguridad sin preocuparme por ello,… Bastante tengo por delante como para perder el tiempo separando la paja del trigo.

Siguiente paso… Debo controlar los gastos (y espero que pronto también los ingresos), y hacer frente a mis obligaciones contables y tributarias. Aquí tengo dos opciones… Externalizo la gestión en manos de terceros (una gestoría, por ejemplo), o me pongo yo con ello, si dispongo de conocimientos para abordar esta tarea. O sea, que necesito como mínimo un programa de contabilidad. Y si de paso ésta se complementa con ventas y facturación (sin recurrir a hacerlas con plantillas de Word o Excel) y otros módulos orientados, por ejemplo, a gestión de proyectos, inventarios, … mejor que mejor. Ya estamos entonces hablando de una solución de gestión empresarial (ERP)

Otra herramienta quizá menos conocida o aprovechada al menos, es un sistema de gestión de relaciones con los clientes. Lo que se conoce como CRM. Quizá me lo pensaré más adelante, cuando la cosa se complique (afortunadamente, será un signo de que las cosas me van muy bien). Con todo lo enumerado hasta ahora, ya voy servido…

Pero hasta ahora hemos estado hablando sólo de software, pero no debemos olvidar que también hay que comprar el hardware para dar soporte a todo esto: portátiles o PCs para los empleados, un servidor para compartir información y trabajar en equipo, al menos una impresora/escáner,…

Está claro que la lista de elementos es larga, y es un suma y sigue que parece no terminar.

¿Cómo podría tener todo esto sin apenas soltar un euro? ( o al menos muchos menos de los esperados? Con el hardware no hay solución, si acaso la financiación con fórmulas como podría ser el renting, pero ya estamos una vez más cargando nuestras espaldas con avales para firmar estos contratos.

Con el software la cosa es más sencilla… Hoy en día la fórmula del alquiler (software como servicio, SaaS) es una alternativa más que atractiva: sin inversiones, sin compromisos, condisponibilidad inmediata. Y que quizá me permita eliminar la inversión en el servidor de la lista anterior.

¿Y si encima todo lo que necesito estuviera integrado entre sí, evitando duplicidad de datos y simplificando los contratos al máximo, de tal forma que tenga un sólo proveedor y un único interlocutor cuando tenga alguna necesidad nueva o algún problema inesperado?

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En muchas empresas se utilizan herramientas desconectadas entre sí para realizar las tareas del día a día: generar documentos, colaborar o conectar con otras personas. Disponer de una solución única y flexible que me ofrezca todos estos servicios integrados mejorará sin duda mi productividad.

En la evolución de un proyecto empresarial, a menudo es necesario contar con recursos externos que nos complementen y nos ayuden a comenzar, subsistir o mejorar. En cualquier caso, avanzar. Y en lo referente a tecnología, quizá estemos algo perdidos en esa búsqueda…

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